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Informativa sul trattamento dei dati personali · Ultimo aggiornamento: 21 settembre 2026

In breve. Spine Index è gestito da Matteo Montenero e Antonio La Grotta. Per guardare le schede dei libri non ti chiediamo niente. Se ti registri con l’indirizzo della tua scuola usiamo quell’indirizzo, la password e le collezioni che crei solo per farti entrare e per farti ritrovare i tuoi libri: non li cediamo a nessuno, nemmeno alla tua scuola, e non ti mandiamo pubblicità. Puoi cancellare il tuo account quando vuoi dalla tua area personale. Per qualsiasi domanda, o per chiedere di vedere o cancellare i tuoi dati, scrivi a info@spineindex.it.

Le informazioni che seguono sono rese ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (“Regolamento”) agli utenti che usufruiscono dei servizi accessibili all’indirizzo web https://spineindex.it (il “Sito”). Durante la consultazione del Sito possono, infatti, essere raccolte informazioni relative agli utenti che costituiscono dati personali ai sensi del Regolamento. L’informativa è resa esclusivamente per il predetto Sito e non riguarda eventuali altri siti raggiungibili dall’utente tramite i link presenti sullo stesso.

1. Contitolari del trattamento

Contitolari del trattamento dei dati personali sono Matteo Montenero e Antonio La Grotta (i “Contitolari”), che gestiscono insieme il Sito e ne determinano congiuntamente le finalità e i mezzi del trattamento. I Contitolari sono contattabili all’indirizzo info@spineindex.it.

Ai sensi dell’art. 26 del Regolamento, i Contitolari hanno definito con un accordo interno le rispettive responsabilità. Il contenuto essenziale dell’accordo è il seguente: entrambi i Contitolari rispondono dell’osservanza del Regolamento; il punto di contatto per gli interessati è l’indirizzo info@spineindex.it, al quale vanno rivolte le richieste di informazioni e di esercizio dei diritti; le richieste sono gestite di comune accordo dai Contitolari e riscontrate nei termini indicati al paragrafo 10. L’interessato può in ogni caso esercitare i propri diritti nei confronti di ciascuno dei Contitolari. Nell’organizzazione interna, Matteo Montenero cura la parte tecnica del Sito, la sicurezza e il rapporto con il fornitore di hosting; Antonio La Grotta cura il catalogo, i rapporti con gli istituti e la gestione degli account; l’informativa, il riscontro alle richieste e la gestione di eventuali violazioni dei dati sono curati da entrambi di comune accordo. I Contitolari non hanno designato un responsabile della protezione dei dati.

2. Tipi di dati trattati

I dati personali oggetto del trattamento riguardano informazioni fornite dall’utente al momento dell’accesso al Sito, della compilazione di form o attraverso la richiesta di usufruire di determinati servizi (indirizzo email dell’istituto di appartenenza, che può contenere il nome e il cognome dell’utente, password di login e dichiarazione di aver compiuto 16 anni). Sono inoltre trattati l’istituto di appartenenza, desunto dal dominio dell’indirizzo email, le date di registrazione, di attivazione dell’account e dell’ultimo accesso, nonché le collezioni create dall’utente, con il relativo nome e l’elenco dei libri salvati. Il Sito non chiede nome, cognome né nome utente: per accedere si usa l’indirizzo email. La password è conservata esclusivamente in forma cifrata non reversibile.

Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo Sito web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet. Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a soggetti identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti. In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al Sito, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente. Gli indirizzi delle pagine richieste possono contenere i termini delle ricerche effettuate sul Sito. Tali dati sono registrati nei log del server dal fornitore del servizio di hosting e sono utilizzati al solo fine di garantire il funzionamento e la sicurezza del Sito. I Contitolari non utilizzano strumenti di analisi statistica, di profilazione o di tracciamento, propri o di terzi.

Dati relativi alla sicurezza degli accessi

Al fine di prevenire accessi abusivi, in occasione dei tentativi di accesso e delle richieste di un nuovo messaggio di conferma o di reimpostazione della password, il Sito registra l’indirizzo email indicato, l’esito del tentativo, la data e l’ora e un’impronta crittografica dell’indirizzo IP di provenienza, calcolata con una chiave segreta, in luogo dell’indirizzo IP in chiaro.

Dati forniti volontariamente dall’utente

L’invio facoltativo, esplicito e volontario di posta elettronica agli indirizzi indicati su questo Sito e la compilazione dei “form” (maschere) specificamente predisposti (registrazione, accesso, recupero della password, creazione delle collezioni), comportano la successiva acquisizione dell’indirizzo e-mail e degli eventuali altri dati personali inseriti nella specifica schermata, nonché dei dati del mittente/utente, necessari per rispondere alle richieste o per erogare il servizio.

Accesso ai servizi riservati ed età minima

La consultazione della home page, della pagina “About” e delle schede dei singoli libri è libera. La ricerca, l’archivio e l’area personale (“My Spine”) sono riservati agli utenti registrati. La registrazione è consentita esclusivamente con un indirizzo email appartenente al dominio di un istituto che ha sottoscritto con i Contitolari una licenza d’uso in corso di validità: il Sito verifica automaticamente il dominio dell’indirizzo indicato. L’account è attivato quando l’utente conferma l’indirizzo tramite il link ricevuto per email oppure, se il messaggio non arriva, dai Contitolari su richiesta dell’utente. L’istituto non comunica ai Contitolari elenchi di studenti o di personale: ciascun utente si registra autonomamente, fornendo direttamente i propri dati. I dati dei singoli utenti non sono comunicati all’istituto.

Il servizio è riservato a chi ha compiuto 16 anni, circostanza che l’utente dichiara al momento della registrazione.

Le collezioni create dall’utente sono private: non sono pubbliche né visibili agli altri utenti del Sito.

Cookie

Il Sito utilizza esclusivamente cookie tecnici, descritti nella Cookie Policy. A chi consulta il Sito senza entrare in un account i Contitolari non installano alcun cookie: il cookie che mantiene l’accesso è installato soltanto quando l’utente entra nel proprio account.

3. Finalità e base giuridica del trattamento

I dati personali dell’utente saranno trattati in modo lecito e secondo correttezza per le seguenti finalità:

ove l’utente scriva agli indirizzi di posta elettronica indicati nella sezione “Contacts” del Sito, i dati personali saranno raccolti ed utilizzati esclusivamente per soddisfare e gestire le relative richieste di informazioni presentate dall’utente;
ove i dati siano inseriti nella sezione “Registrati”, i dati saranno raccolti ed utilizzati esclusivamente per finalità direttamente connesse e strumentali alla registrazione e attivazione del proprio account, alla verifica dell’appartenenza dell’indirizzo email a un istituto titolare di licenza ed al funzionamento dei servizi forniti dai Contitolari, compresi la sessione di accesso descritta nella Cookie Policy e l’invio delle comunicazioni di servizio (conferma dell’indirizzo email, reimpostazione della password, avviso di attivazione dell’account). I Contitolari non inviano comunicazioni promozionali;
ove i dati siano raccolti ai sensi dei paragrafi “Dati di navigazione” e “Dati relativi alla sicurezza degli accessi”, i dati saranno utilizzati esclusivamente per garantire la sicurezza del Sito e degli account e per prevenire accessi abusivi;
ove l’utente eserciti i diritti di cui al paragrafo 9, i dati della richiesta saranno utilizzati per darvi riscontro e per documentarne l’esito.

La base giuridica del trattamento per le finalità di cui ai punti a) e b) è l’esecuzione delle misure precontrattuali e contrattuali, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) del Regolamento ovvero per rispondere alle richieste o per erogare il servizio all’utente. La base giuridica del trattamento per la finalità di cui al punto c) è il legittimo interesse dei Contitolari e degli utenti alla sicurezza del Sito e degli account, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del Regolamento. La base giuridica del trattamento per la finalità di cui al punto d) è l’adempimento di un obbligo di legge, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) del Regolamento.

La verifica automatica del dominio dell’indirizzo email serve soltanto ad accertare che l’istituto disponga di una licenza attiva e di posti disponibili; in caso di esito negativo l’utente può rivolgersi ai Contitolari. I Contitolari non adottano decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato che producano effetti giuridici nei confronti dell’utente o che incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona, ai sensi dell’art. 22 del Regolamento.

4. Natura del conferimento dei dati

Salvo quanto specificato per i dati di navigazione, l’utente è libero di fornire i suoi dati personali nei moduli di richiesta o comunque di indicarli al fine di ottenere un determinato servizio. Il mancato conferimento dei dati personali può, tuttavia, comportare l’impossibilità di dare seguito alle richieste dell’utente. In particolare, l’indirizzo email, la password e la dichiarazione di aver compiuto 16 anni sono necessari per la registrazione: in mancanza non è possibile creare l’account.

5. Modalità del trattamento

In relazione alle finalità descritte, il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità sopra evidenziate e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi. Le comunicazioni tra il browser dell’utente e il Sito avvengono esclusivamente su connessione cifrata.

6. Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati

I dati personali sono conosciuti dai Contitolari e da eventuali collaboratori, anche occasionali, dei Contitolari, che, in relazione alle specifiche mansioni svolte, siano stati specificamente autorizzati al trattamento. Possono venire a conoscenza dei dati personali soggetti terzi ai quali i Contitolari affidano talune attività (o parte di esse) connesse o strumentali allo svolgimento dei trattamenti o all’erogazione dei servizi offerti. In tale evenienza gli stessi soggetti opereranno in qualità di Titolari autonomi o quali Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento. In particolare, i servizi di hosting del Sito, di database e di posta elettronica sono forniti da Netsons S.r.l., con sede in Pescara, che opera in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento. I dati non sono diffusi né ceduti a terzi.

7. Trasferimento dati extra UE

I dati personali non saranno trasferiti extra UE: i dati trattati tramite il Sito sono conservati su server situati in Italia. Qualora i dati debbano essere trasferiti ad un soggetto sito all’esterno dell’Unione Europea che fornisce ai Contitolari prestazioni o servizi strumentali alle finalità indicate nella presente informativa, ciò potrà essere fatto solo previa verifica che il Paese in questione garantisca un livello di protezione “adeguato” e nel rispetto della normativa vigente. In particolare, i Contitolari verificheranno che tale trasferimento si basi su una delle garanzie appropriate individuate nel Regolamento, ivi incluse (a) le decisioni di adeguatezza della Commissione Europea aventi ad oggetto gli Stati in cui i destinatari dei dati hanno sede, (b) le clausole contrattuali standard elaborate dalla Commissione Europea.

8. Periodo di conservazione dei dati

Il trattamento dei dati personali con riferimento alla finalità di cui al punto 3, a) avrà una durata pari a 6 mesi a decorrere dalla data di ricevimento dei dati tramite gli indirizzi di posta elettronica indicati nella sezione “Contacts” del Sito, ovvero da quella dell’ultimo aggiornamento comunicatoci dall’utente.

Il trattamento dei dati personali con riferimento alla finalità di cui al punto 3, b) avrà una durata pari a quella necessaria per l’esecuzione dei servizi richiesti e a svolgere le correlate operazioni tecniche e di sicurezza, nonché, terminato quest’ultimo, per i tempi eventualmente stabiliti dalle norme vigenti a fini amministrativi ed eventualmente difensivi. In particolare:

l’account e le collezioni sono conservati fino alla cancellazione dell’account, che l’utente può effettuare in qualsiasi momento dalla propria area personale o chiedere ai Contitolari; la cancellazione elimina definitivamente l’account, le collezioni e i libri salvati;
gli account per i quali l’indirizzo email non è stato confermato sono cancellati automaticamente decorsi 30 giorni dalla registrazione;
in caso di scadenza della licenza dell’istituto di appartenenza, l’account è sospeso e i dati, comprese le collezioni, sono conservati per consentirne il ripristino in caso di rinnovo; se la licenza non è rinnovata, sono cancellati automaticamente decorsi 12 mesi dalla data di scadenza, anche se nel frattempo la licenza è stata sospesa. In caso di sospensione di una licenza non ancora scaduta, l’account resta sospeso fino alla riattivazione o alla scadenza, e l’utente può chiederne in qualsiasi momento la cancellazione;
in caso di blocco dell’account da parte dei Contitolari, i dati sono conservati per il tempo strettamente necessario alla gestione del blocco e sono cancellati su richiesta dell’utente.

Il trattamento dei dati personali con riferimento alla finalità di cui al punto 3, c) avrà le seguenti durate: i dati relativi ai tentativi di accesso sono cancellati automaticamente dopo 7 giorni, mediante una procedura che viene eseguita una volta al giorno; i codici inviati per la conferma dell’indirizzo email e per la reimpostazione della password sono validi rispettivamente 48 ore e 2 ore, nel database del Sito sono conservati esclusivamente in forma cifrata non reversibile e sono cancellati dalla medesima procedura decorsi 7 giorni dalla scadenza (poiché il codice è contenuto nel link, può comparire anche nei log del server); la sessione di accesso scade dopo 12 ore di inattività se l’utente non ha scelto di restare collegato, e i relativi dati conservati sul server sono comunque cancellati decorsi 30 giorni dall’ultimo utilizzo; i dati di navigazione registrati nei log del server sono conservati dal fornitore del servizio di hosting per il tempo necessario all’esecuzione del contratto di servizio e all’adempimento degli obblighi di legge.

Il trattamento dei dati personali con riferimento alla finalità di cui al punto 3, d) avrà una durata pari al tempo necessario a dimostrare il corretto riscontro alle richieste e comunque non superiore a 2 anni dalla richiesta.

Al termine del periodo di trattamento dei dati, questi ultimi verranno cancellati, ovvero resi anonimi in modo permanente. I dati cancellati possono permanere nelle copie di sicurezza del fornitore del servizio di hosting, che sono giornaliere e conservate per un massimo di 31 giorni.

9. Diritti degli utenti di cui agli artt. 15 e ss. del Regolamento

Il Regolamento conferisce alla persona cui si riferiscono i dati personali specifici diritti. In particolare, l’utente, ove ne ricorrano i presupposti e sempre che non si verta in un’ipotesi di deroga ai diritti riconosciuti dal Regolamento (art. 23 del Regolamento), ha il diritto di

ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai propri dati personali e la loro comunicazione (art. 15 del Regolamento);
ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano nonché l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa (art. 16 del Regolamento);
revocare il proprio consenso, ove posto alla base del trattamento, e comunque ottenere la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo, laddove ne ricorrano i presupposti (art. 17 del Regolamento);
ottenere la limitazione del trattamento (art. 18 del Regolamento);
ricevere, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali che lo riguardano nonché di trasmetterli a un altro titolare del trattamento (art. 20 del Regolamento);
di opporsi, per motivi connessi alla sua situazione particolare, ai trattamenti dei dati personali che lo riguardano fondati sul legittimo interesse (art. 21 del Regolamento);
di proporre reclamo all’autorità di controllo, che in Italia è il Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

Diritto di opposizione. L’utente può opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati di sicurezza fondato sul legittimo interesse dei Contitolari (finalità di cui al punto 3, c), scrivendo a info@spineindex.it. Le informazioni sulla valutazione del legittimo interesse sono disponibili su richiesta.

Gli articoli da 15 a 23 del Regolamento UE sono consultabili a questo link: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679.

10. Modalità di esercizio dei diritti

I predetti diritti potranno essere esercitati, mediante richiesta rivolta senza formalità, inviando una email all’indirizzo info@spineindex.it.

L’utente può inoltre modificare la propria password e cancellare il proprio account, con tutte le collezioni, direttamente dalla propria area personale. Se non riesce ad accedere, perché l’account non è stato confermato, è stato bloccato o appartiene a un istituto con licenza scaduta o sospesa, può chiederne la cancellazione scrivendo al medesimo indirizzo.

I Contitolari, in caso di esercizio dei diritti, si impegnano a dare riscontro all’interessato entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa per iscritto o con altri mezzi, anche, se del caso, con mezzi elettronici in forma concisa, trasparente, intellegibile e facilmente accessibile. Tale termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste; in tal caso i Contitolari ne informano l’interessato, indicando i motivi del ritardo, entro un mese dal ricevimento della richiesta.

11. Modifiche

La presente informativa può essere aggiornata, in particolare in caso di introduzione di nuovi servizi o di modifiche ai trattamenti. La data dell’ultimo aggiornamento è indicata in apertura.